Rekrytoinnin tietosuoja

• Hehku Talotekniikka Oy
• Y-tunnus 3635924-2
• Hämeentie 33, 00500 Helsinki
• Tietosuojapyynnöt ja hakijapankin peruminen: info@hehkutalotekniikka.fi

Tämä kuvaus koskee Myynnin ajanvaraajan yrittäjäpohjaista hakua ja siihen liittyvää vapaaehtoista hakijapankkia. Sivuston asiakasyhteydenottoja koskeva tietosuojaseloste on erillinen.

• Hakemusten vastaanotto.
• Tehtävän kannalta tarpeellinen arviointi.
• Yhteydenotot hakijaan.
• Valintaprosessin hallinta.

• Hakijan yhteystiedot: etunimi, sukunimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Paikkakunta.
• Alkukartoituksen kyselyvastaukset.
• Yhteydenotot hakijan kanssa.
• Tehtävän kannalta tarpeelliset arviointimuistiinpanot.
• Hakijan pyytämät oikaisut.
• Suostumustiedot, kuten hakijapankkisuostumus ja sen peruminen.
• Rajatut tekniset suojaustiedot, joita tarvitaan lähetysten väärinkäytön estämiseen.

Tiedot saadaan hakijalta itseltään ja prosessin aikana Hehkun rekrytoinnista vastaavilta henkilöiltä.

Hakemusten käsittely ja arviointi: oikeutettu etu löytää tehtävään sopivia yrittäjäkumppaneita. Perusteeseen liittyvä tasapainoarvio on Hehkulla laadittu ja sitä täydennetään vielä sisäisesti. Hakija voi vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja pyytää lisätietoa arviosta osoitteesta info@hehkutalotekniikka.fi.

Hakijapankki: erillinen vapaaehtoinen suostumus, jonka hakija antaa lomakkeella.

Tietoturvan tekninen käsittely, kuten botinsuojaus ja lähetysten rajoittaminen: oikeutettu etu suojata palvelua väärinkäytöltä.

Hakemusten arviointia ja muuta rekrytointikäyttöä varten tietoja käsittelevät vain tehtävään nimetyt Hehku Talotekniikka Oy:n henkilöt.

Tämän lisäksi palveluntarjoajat käsittelevät tietoja teknisesti Hehkun lukuun, esimerkiksi lomakkeen ja taustajärjestelmän ylläpidossa sekä botinsuojauksessa. Tekninen käsittely on kuvattu kohdassa Palveluntarjoajat ja tietojen sijainti.

Hakemuksia ei arvioida automaattisesti. Käytössä ei ole automaattisia valintapäätöksiä eikä soveltuvuuspisteytystä, vaan vastaukset lukee ihminen.

Lomakkeen pakolliset tiedot tarvitaan hakemuksen käsittelyyn. Ilman niitä hakemusta ei voida käsitellä.

Vapaa perustelu eli motivaatiokenttä ja hakijapankkiin liittyminen ovat vapaaehtoisia.

Hakijapankkisuostumuksen peruminen lopettaa hakijapankkikäytön, mutta se ei yksin peruuta erillistä aktiivista hakemusta. Aktiivisen hakemuksen peruuttamista voi pyytää samasta osoitteesta.

Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen perumista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Säilytysmalli on hyväksytty ja käytössä. Malliin kuuluva päivittäinen poisto on otettu teknisesti käyttöön taustajärjestelmässä.

• Aktiivinen hakemus: valintaprosessin ajan. Tietojen tarpeellisuus tarkistetaan viimeistään 6 kuukauden kohdalla. Tarkistus ei ole automaattinen säilytysajan jatko.
• Kun hakijan valintaprosessi on lopullisesti päättynyt ja päätös ilmoitettu hakijalle, hakemus vastauksineen ja arviointimuistiinpanoineen poistetaan seuraavassa päivittäisessä poistossa.
• Jos hakija vetäytyy hausta, hakemus siirtyy poistettavaksi vetäytymisen kirjaamisen jälkeen.
• Erikseen perusteltua oikeusvaadetta varten voidaan säilyttää vain tarpeellinen, rajattu aineisto.
• Hakijapankki: enintään 12 kuukautta suostumuksesta. Hakijapankki on erillinen aktiivisesta hakemuksesta.
• Hakijapankkiin jäävät vain yhteystiedot, paikkakunta, kiinnostava tehtävä, kokemuskategoriat ja suostumustiedot.
• Peruminen lopettaa hakijapankkikäytön heti perumisen kirjaamisesta. Peruminen osoitteeseen info@hehkutalotekniikka.fi.
• Voimassaolon päättyminen estää hakijapankkikäytön, kun määräaika täyttyy, ja aineisto poistetaan päivittäisessä poistossa.

Varmuuskopioiden osalta emme lupaa tietojen poistumista samana päivänä. Emme ilmoita tässä varmuuskopioiden tarkkaa säilytysaikaa, koska sitä ei ole vahvistettu. Jos aineistoa palautetaan varmuuskopiosta, jo poistetut hakijatiedot poistetaan uudelleen.

• Lovable Cloud: verkkosivuston ja hakemuslomakkeen tekninen toteutus sekä hakemuksen välitys, ja lisäksi Hehkun taustajärjestelmän eli ERP:n tekninen alusta.
• ERP-tietokannan sijainniksi on projektista raportoitu Irlanti. Tämä koskee kyseistä tietokantaa, eikä se ole väite siitä, että kaikki käsittely tapahtuisi EU:n alueella.
• Cloudflare Turnstile: lomakkeen botinsuojaus.

Cloudflare Turnstilen tietosuojatiedot: https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/

Hakemuksen vastauksia tai yhteystietoja ei tarkoituksellisesti välitetä Turnstilelle eikä analytiikkaan.

Analytiikkaa käytetään vain sivustolla tehdyn analytiikkavalinnan mukaisesti.

Lovablen käyttämät alikäsittelijät on kuvattu Lovablen tietojenkäsittelysopimuksessa ja sen alikäsittelijäluettelossa. Emme listaa niitä tässä tämän rekrytointilomakkeen suorina vastaanottajina, koska kaikkien osalta ei ole vahvistettua tietoa käytöstä juuri tässä käsittelyssä.

• Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.
• Oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisua.
• Oikeus pyytää tietojen poistoa soveltuvin edellytyksin.
• Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
• Oikeus perua hakijapankkisuostumus milloin tahansa. Peruminen ei vaikuta ennen perumista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus saada suostumuksen perusteella itse toimittamansa hakijapankkitiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun tietosuoja-asetuksen edellytykset täyttyvät.

Pyynnöt lähetetään osoitteeseen info@hehkutalotekniikka.fi. Tietosuoja-asetuksen mukainen lähtökohtainen vastausaika on yksi kuukausi pyynnön saapumisesta. Jos laissa säädetty jatkoaika on tarpeen, siitä ja sen perusteista ilmoitetaan hakijalle ensimmäisen kuukauden kuluessa. Henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa oikeasuhtaisella tavalla.

Hakijalla on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetun toimistolle: https://tietosuoja.fi